Was genau ist eigentlich Wissensmanagement?

Wie kann ein Unternehmen sicherstellen, dass Wissen nicht verloren geht und für alle zugänglich ist?

Wie kann es ein aktives Wissensmanagement gestalten?

Als ich Anfang der 90er bei McKinsey angefangen habe, gab es im Düsseldorfer Büro einen Raum mit großen Schubladen und Hängeregistern. Hier wurde das firmeninterne Wissen zu vielen wichtigen Themen gesammelt. Alles, was man dort nicht finden konnte, musste man über Telefonate bei verschiedenen Ämtern, Institutionen oder anderen Unternehmen erfragen. Es gab ebenfalls eine erste Projektdatenbank mit den aktuellen, aber auch vergangen Studien und deren Themen. So konnte man die Verantwortlichen telefonisch kontaktieren oder im Büro treffen. So sah früher Wissensmanagement aus. Dann kam zum Glück das Internet. Ich werde das Geräusch nie vergessen, wenn man sich bei Netscape einwählte und hoffte, dass eine Verbindung zustande kam. Dann hatte man Zugriff auf viele Quellen, die einem vorher verschlossen waren.

Ende der 90er begann ich dann das Thema Wissensmanagement bzw. den Wissenstransfer bei einem großen Energieversorger zu systematisieren und zu implementieren.

Obwohl das Thema Wissensmanagement schon seit Ende der Neunziger Jahre aktuell ist und besonders Anfang der 2000er durch zahlreiche Beiträge und Artikel seinen Hype hatte, ist das Thema heute im Zuge der Nutzung der sozialen Medien wichtiger denn je.

Wissensmanagement, also der effektive und systematische Umgang mit Wissen, wird zunehmend wettbewerbsentscheidend. Die Summe des Know-hows entscheidet, wie leistungsfähig und erfolgreich ein Unternehmen ist. Ein offener Zugang zu Wissen und der Wissenstransfer zwischen verschiedenen Unternehmenseinheiten, also ein aktives Wissensmanagement, bildet außerdem die Grundlage für die Innovationsfähigkeit eines Unternehmens und die Entstehung einer Innovationskultur im Unternehmen.

Wie also kann ein Unternehmen sicherstellen, dass Wissen nicht verloren geht und für alle zugänglich ist? Wie kann es ein aktives Wissensmanagement gestalten?

Wissen

Um ein geeignetes Wissensmanagement aufzubauen, ist es wichtig zu definieren, was Wissen überhaupt ist.

Wissen ist laut Gabler Wirtschaftslexikon „die Gesamtheit der Kenntnisse und Fähigkeiten, die Individuen zur Lösung von Problemen einsetzen. Wissen basiert auf Daten und Informationen, ist im Gegensatz zu diesen aber immer an eine Person gebunden.“ (Springer Gabler Verlag (o. J.))

Beim Wissen unterscheidet man zwischen explizitem Wissen und impliziten Wissen.

Explizites Wissen ist im wesentlichen Regel- und Faktenwissen, dass schriftlich fixiert werden kann. Es ist nicht an eine Person gebunden. Explizites Wissen sind Daten und Informationen, die den Mitarbeitern in Form von Datenbanken, Dokumenten, Expertenverzeichnissen, Wissenslandkarten etc. zugänglich gemacht und so weiterentwickelt werden. Man kann hier treffender den Begriff des Informationsmanagements verwenden.

Was ist Wissensmanagement also?

Wissensmanagement

Beim Wissensmanagement oder auch Knowledge Management, steht die menschliche Expertise und der gesamte Erfahrungsschatz, das Verhalten und die Wertvorstellungen der Mitarbeiter im Fokus. Dieses Wissen, diese Informationen der Mitarbeitenden bezeichnet man – im Gegensatz zum explizitem Wissen – als implizites Wissen. Dieses Wissen ist in Form von Denkmustern, Erfahrungen und komplexen Verknüpfungen in den Köpfen der Wissensträger gespeichert – und dadurch schwer zugänglich. Es bildet die Grundlage für das Wissensmanagement. Nur ein Teil kann durch Aussprechen und Aufschreiben zu explizitem Wissen transformiert werden. Implizites Wissen hat den großen Vorteil, dass es durch die tägliche Arbeit und den den kreativen Austausch mit anderen Personen in der Organisation fortlaufend aktualisiert und weiterentwickelt wird.

Dieses vorhandene Wissen muss im Unternehmen vernetzt und zugänglich gemacht werden. Zusätzlich sollen die Mitarbeitenden neues Wissen generieren und externes Wissen – über Kunden, Lieferanten, Partner und externe Knowhow-Träger – ins Unternehmen transferieren.

Zur Schaffung neuen Wissens muss der Transfer von explizitem Wissen zum impliziten Wissen aktiv gestaltet werden. Es ist wichtig zu verstehen, dass eine Organisation ohne Ihre Wissensträger nicht selbst neues Wissen erlangen kann. Sie hat allerdings die Aufgabe, die Rahmenbedingungen für den Wissensschaffungsprozess zu schaffen.

Ein Modell, dass die Schaffung von neuem Wissen innerhalb eines Unternehmens beschreibt, ist die Wissensspirale nach Takeuchi und Nonoka. (vgl.Nonaka, Ikujiro / Takeuchi, Hirotaka: Die Organisation des Wissens, Campus Verlag Frankfurt/M, New York 1997 (englisch: The Knowledge Creating Company 1995), ISBN 3-593-35643-0. 299 Seiten)

Der Wissensspirale liegen die vier Arten der Wissenstransformation zu Grunde:

  • Sozialisation (Übertragung des Wissen eines Individuums auf ein anderes Individuum)
  • Externalisierung (Umwandlung des impliziten Wissens durch Artikulation in explizites Wissen)
  • Kombination (Sortieren, Hinzufügen und Kategorisieren des expliziten Wissens durch verschiedene Individuen, dadurch Entstehen neuen explizitem Wissens mittels Identifizierung der Verbindungen zwischen den einzelnen Wissensteilen)
  • Internalisierung (Verinnerlichung von explizitem Wissen durch Individuen und Verknüpfung mit dem vorhandenen impliziten Wissen)

Dieser Transfer ist jedoch nur ein Teilaspekt. Wissensmanagement muss ganzheitlich gedacht werden, denn es dient dazu, das im Unternehmen vorhandenen Wissen zu identifizieren, zu vernetzen, produktiv zu nutzen und Wissen zu messen und zu bewerten. Dieser Prozess sollte systematisch gesteuert werden. Wissensmanagement ist ein permanenter Prozess, der in die organisatorischen Abläufe integriert sein muss.

Wie aber kann ich das Wissensmanagement im Unternehmen operativ umsetzen?

Operatives Wissensmanagement

Das operative Wissensmanagement beinhaltet die folgenden Bausteine (vgl. Probst et al., 2003):

Bausteine im operativen Wissensmanagement:

  • Die Wissensidentifikation
  • Der Wissenserwerb
  • Die Wissensentwicklung
  • Die Wissensverteilung
  • Die Wissensnutzung
  • Die Wissensbewahrung
  • Die Wissensbewertung

Wissensidentifikation

Die Wissensidentifikation oder auch „Wissensaudit“ genannt, dient dazu, einen Überblick über vorhandene Wissensressourcen in der Organisation zu bekommen. Damit gemeint ist die Lokalisierung von Wissen und die Schaffung von Transparenz über vorhandenes internes und externes Wissen. Zusätzlich müssen vorhandene Wissenslücken identifiziert werden. Nur so können diese geschlossen und fehlende Kompetenzen und Fähigkeiten aufgebaut werden. Im Idealfall erfolgt die Identifizierung der Wissensträger bei jedem Mitarbeiter der Organisation und erfordert das Engagement aller Beteiligten.

Relevante Fragestellungen bei der Identifikation sind: Wer sind Wissensträger? Welches Wissen ist vorhanden? Wo wird das vorhandene Wissen aktuell angewendet? Welches Wissen fehlt? Welches neue Wissen wird zukünftig benötigt? Wo entsteht neues Wissen? Woher kann neues Wissen kommen? Wo wird das Wissen derzeit gespeichert? Welche Technologien werden dafür bereits eingesetzt?

Zur Beantwortung der Fragen sind vor allem Mitarbeitergespräche sinnvoll. Weiterhin können auch Softwaretools fürs „Wissens-Mapping“ eingesetzt werden.

Wissenserwerb

Der Wissenseerwerb ist ein zentraler Baustein im Wissensmanagement. Um die identifizierten Wissenslücken zu füllen, macht es Sinn, externes Wissen zu erwerben. Außerdem bietet zusätzliches, neues Wissen die Basis für Innovationen.

Das Management sollte bei der Ermittlung der potenziellen Wissensquellen in der Organisation strategisch vorgehen. Weitere mögliche Quellen können andere Unternehmen sein, mit denen die Organisation zusammen arbeitet – Zulieferer, Kooperationspartner, Kunden – sowie externe Wissensquellen, wie das Web bzw. Internet, Fachverbände und Expertennetzwerke, Datenbanken, Patente, Software, aber auch wissenschaftliche Einrichtungen wie Hochschulen und Institute oder auch Beratungsunternehmen.

Außerdem kann ein systematisches Recruiting von Mitarbeitern, die die identifizierten Lücken auffüllen, dabei sehr wichtig sein.

Damit das Unternehmen das neue Wissen dann auch wirklich nutzen kann, muss dieses Wissen in das Unternehmen integriert bzw. verankert werden.

Wissensentwicklung

Die Wissensentwicklung ist innerhalb des Wissensmanagements ein ergänzender Baustein zum Wissenserwerb. Auch er spielt in Bezug auf Innovationen, also der Entwicklung von neuen Ideen und Fähigkeiten, eine wichtige Rolle, da dadurch internes neues Wissen entwickelt wird und somit für einen Wettbewerbsvorteil sorgen kann.

Bei der Wissensentwicklung unterscheidet man zwischen der individuellen und der kollektiven Entwicklung von Wissen. Bei der individuellen Entwicklung steht vor allem die Förderung von Kreativität und das Erlernen von Kompetenzen zur Problemlösung im Vordergrund. Bei der kollektiven Entwicklung ist jegliche Art von Teamarbeit der Fokus. Bei beiden Formen ist eine entsprechende Unternehmenskultur erforderlich, die zum Erlernen von Neuem und ein Management, das die entsprechenden Freiräume bereitstellt und zur Eigenverantwortung zum Lernen inspiriert. Eine offene und vertrauensvolle Kommunikation innerhalb der Organisation sowie eine offene Kultur nach dem Prinzip des „Trial and Error“ sind absolute Vorraussetzung.

Die Wissensentwicklung setzt also einen aktiven Wissensaustausch voraus. Hierfür müssen Gelegenheiten im Unternehmen geschaffen werden. Diese Austausche von Informationen können sowohl formeller als auch eher informeller Natur sein, wie einer Kaffeeecke, in der zwei Personen zufällig zusammenkommen.

Ein entsprechendes Onboarding und Mentoring können hier unterstützend wirken. Auch das systematische Sammeln und Bewerten von Erfahrungen, Fehlern und Risiken aus vergangenen Projekten und deren Dokumentation können für nachfolgende Projekte viel Nutzen bringen, wenn die Ergebnisse dieses gemeinsamen Reflexionsprozesses allen in einfacher Form zugänglich sind. Es gibt eine große Auswahl an Tools und Software, die diese Methoden unterstützen können.

Wissensverteilung

Die Hauptaufgaben der Wissensverteilung innerhalb des Wissensmanagements sind die Multiplikation von Wissen, die Sicherung und Teilung von gemachten Erfahrungen und der simultane Wissensaustausch, der direkt zu Wissensentwicklung führt. Neben den technischen und organisatorischen Voraussetzung muss hier gerade die Offenheit zum Austausch dieser Informationen betont werden. Da sollte das Management mit gutem Beispiel vorangehen und den Weg für eine solche Kultur ebnen. Kulturelle Barrieren können der Verteilung des Wissens oft im Weg stehen.

Häufig benutzte Instrumente und Methoden zur Wissensverteilung sind etwa institutionalisierte Teambesprechungen, interne Schulungen, Präsentationen von Projekten, Expertennetzwerke, Expertenverzeichnisse im Unternehmen, ein Kunden-Lieferanten-Stammtisch und auch Qualitätsmanagementsysteme, zum Beispiel in Form von Prozessdokumentationen.

Weitere Möglichkeiten zur Verteilung des Wissens innerhalb des Wissensmanagements sind: Reverse Mentoring, altersgemischte (diverse) Teams, Coachings und Beratung durch Mitarbeiter im Ruhestand, Jobsharing, Jobsplitting, Generationen-Tandems, Mentoring durch das Netzwerk, Patenschaften, etc.

Hierfür ist der gezielte Einsatz eines dedizierten Wissensmanagers für die Koordination erfolgsversprechend.

Wissensnutzung

Eine weitere große Herausforderung ist es, das Wissen und die Information, die man hat, produktiv zu nutzen.  Wissen produktiv zu nutzen bedeutet, Wissen in Erkenntnisse und Entscheidungen und letztlich in Produkte und Dienstleistungen zu transformieren. Wie aber kann ich nun sicherstellen, dass das Wissen auch wirklich von den Mitarbeitern angewendet, also das Wissen in Unternehmenshandeln transformiert wird? Hierbei kann das Wissensmanagement einen Rahmen bieten, in dem Wissensnutzung erleichtert wird und tatsächlich stattfinden kann. Hierbei kann eine geeignete Software oder IT-Plattform unterstützen. Ein geeignetes Instrument sind zum Beispiel Firmen-Wikis. Wikis sind browserbasierte Plattformen. Auf diesen Plattformen können vernetzte Dokumente gemeinsam bearbeitet werden. Sie sind damit auch für die Dokumentation, Nutzung und Erweiterung von Wissensbeständen in Unternehmen geeignet.

Wissensbewahrung

Damit das Wissen im Unternehmen bleibt und nicht wieder verloren geht, kommt es beim Wissensmanagement darauf an, sicherzustellen, dass beispielsweise Prozesswissen, Anwendungserfahrungen und erfolgreiche Lösungsansätze dokumentiert werden. Dies beinhaltet das Wissen aller Stakeholder, also auch Kunden, Lieferanten etc. und es ist wichtig, dieses Wissen auch den Mitarbeitern der anderen Abteilungen zugänglich zu machen.

Die Motivation der Mitarbeiter und die Kultur im Unternehmen spielt hier eine entscheidende Rolle. Auch müssen die Mitarbeiter durch entsprechende Anreizsysteme an das Unternehmen gebunden werden. Ein Nachfolgemanagement kann die Übergabe von Wissen an den Nachfolger frühzeitig einleiten

Wissensbewertung

Wissensbewertung im Wissensmanagement bedeutet zu kontrollieren, ob die angestrebten Wissensziele auf strategischer und operativer Ebene erreicht werden. Hierzu bedarf es der Festsetzung von unternehmensspezifischen Messverfahren, Erfolgsindikatoren und KPIs.

Ein dazu entwickeltes Instrument ist die sogenannte Wissensbilanz. Sie zeigt die Zusammenhänge zwischen den organisatorischen Zielen, den Geschäftsprozessen, dem intellektuellen Kapital und dem Geschäftserfolg eines Unternehmens auf. Dieses Instrument ist jedoch recht aufwendig.

Etwas einfacher ist die strukturierte Befragung von Kunden, Lieferanten und Mitarbeitern.

Welche neuen Tools und Technologien können das operative Wissensmanagement unterstützen?

Wissensmanagement-Tools

Technologie ermöglicht einen völlig neuen Umgang mit Wissen und bietet den Unternehmen zahlreiche Hilfestellungen für das Wissensmanagement. Solche neuen Tools, um Wissen zu managen erfreuen sich einer großen Verbreitung und kommen immer mehr zum Einsatz.

Es gibt zahlreiche Anbieter elektronischer Tools und Services, die Unternehmen bei der Gestaltung und Umsetzung der Maßnahmen für ein aktives Wissensmanagement unterstützen.

Discovery Tools

Ein Discovery Tool ist ein Wissensmanagement Tool, das dem Ordnen und schnelleren Wiederfinden von Wissen und Informationen dient.

Expertennetzwerk: Erleichtert die Suche nach den richtigen Ansprechpartner im Unternehmen

Wiki: Eine digitale Wissensdatenbank bildet die Wissensbasis des Unternehmens – eine Art Lexikon des Unternehmens. Diese Ressource stellt darin alle wichtigen Inhalte, Informationen elektronisch zur Verfügung.

Schulungsdatenbank: In einer Schulungsdatenbank besteht aus kleinen Schulungseinheiten, zum Beispiel ins Form von Videos oder Checklisten, in denen Fachkräfte ihr Wissen teilen und an andere weitergeben. Sie unterstützt das Self-Learning, in dem Mitarbeiter nach relevanten Themen und Informationen suchen können und Vorschläge für entsprechende Kurse erhalten.

Unternehmens-FAQ: Mitarbeitende können einfach und unkompliziert Fragen an Kollegen im Unternehmen stellen. Je häufiger Mitarbeiter Fragen stellen , diskutieren und Antworten geben, desto effektiver ist dieses Tool. Auf diese Weise kann man schnell eine Datenbank aufbauen und es kristalliisieren sich Experten und Lösungen heraus.

Collaboration Tools

Collaboration Tools vereinfachen die Kommunikation im Unternehmen und fördern immer mehr den Austausch von Informationen zwischen den einzelnen Wissensträgern. Sie erweitern die Funktionen der klassischen Mail erheblich.

Beispiele für Tools im Unternehmen, die hier zu nennen sind, sind moderne Systeme zur Kommunikation und zum Projektmanagement, wie Slack, Microsoft Teams, Facebook Workplace Groups, Skype Business, Google Hangouts, RocketChat, Chanty, Twist und viele viele weitere.

Unternehmensblog: Ein Unternehmens- oder Mitarbeiterblog ist ein effektives Tool im Wissensmanagement, um Nachrichten und Entwicklungen aus einzelnen Bereichen im Unternehmen effizient und attraktiv aufbereitet zu kommunizieren. Er stell damit eine Weiterentwicklung des bisher bekannten „Newsletter“ dar. Ein eigenes Intranet kann dafür die Basis sein.

Ideenmanagement-Tools

Die Tools für Ideenmanagement unterstützen Ihre Mitarbeiter dabei, neue Ideen für die Firma zu fördern, zu sammeln und schneller auszuwählen. Das Ziel ist eine verbesserte und strukturierte Nachverfolgung von Vorschlägen.

Beispiele sind Clu, HCM Ideenmanagement, IdeaScale, Innolytics, Miro, Mindester, Inworks und viele mehr.

Use Case des Wissensmanagements

Ein Beispiel für ein Unternehmen, in dem das Thema Wissensmanagement aktiv gelebt und gefördert wird, ist die Otto Group. Im Unternehmen arbeiten über 54.000 Mitarbeiter, die auf 123 Einzelunternehmen weltweit verteilt sind.

Die Otto Group ist überzeugt, dass Wissen zum Erfolgsfaktor für ein Wirtschaftsunternehmen werden kann, indem es Vorteile durch neue Produkte und Serviceleistungen für den Kunden schafft. Deshalb wurde eine eigene Abteilung mit der Bezeichnung Knowledge Management (Wissensmanagement) geschaffen und ein aktives Wissensmanagement in der gesamten Unternehmensgruppe aufgebaut.

Aufgabe dieser Abteilung ist es, Best Practices im Konzern zu identifizieren, Zielgruppen gerecht aufzubereiten und an anderen Stellen im Konzern wieder zur Verfügung zu stellen. 

Die Otto Group verfolgt dazu einen ganzheitlichen Ansatz des Wissensmanagements, der sich in den folgenden drei Segmenten darstellen lässt: Mensch, Organisation & Prozesse und Technik. Der Mensch wird hierbei bewusst in den Mittelpunkt gestellt.

Das strategische Zielbild für das Thema Wissensmanagement trägt den Namen „Share & Grow“ und stützt sich auf drei Säulen:

  • Networking & Collaboration
  • Corporate Learnung
  • Operational Excellence

Zentrales Element der Arbeit der Abteilung Knowledge Management und damit des Wissensmanagements, ist es, Experten, Führungskräfte und operative Umsetzer aus unterschiedlichen Konzernfirmen und Fachbereichen der Otto Group zusammen zu bringen, damit sie ihr Wissen direkt austauschen können. Dies geschieht in sogenannten „Best Practice Clubs“ . In diesen regelmäßigen Veranstaltungen werden neueste Erkenntnisse und Erfahrungen in einem bestimmten Themengebiet intensiv besprochen und Probleme offen diskutiert. Dabei wird auf das persönliche Kennenlernen sehr viel Wert gelegt. Ein weiterer Austausch und Kontakt über Länder- und Firmengrenzen hinweg fällt dadurch zukünftig wesentlich leichter.

Diese zentrale Vernetzung ist das wesentliche Element der Otto Group, um deren Wissen zu managen. Um die Kollaboration und die Interaktion unten den Kollegen technisch zu ermöglichen, gibt es das „OttoGroupNet“. Hierbei handelt es sich um  eine internetbasierte Mitarbeiterplattform, die allen Mitarbeitenden der Otto Group weltweit zur Verfügung steht und eine firmen-und länderübergreifende Zusammenarbeit ermöglicht.

Zusammenfassung

Voraussetzung für ein erfolgreiches Wissensmanagement und einen dynamischen Wissenstransfer ist der freie Zugang zu Wissen für alle Mitarbeitenden einer Organisation auf allen Ebenen, hierarchie- und bereichsübergreifend.

Damit Wissen möglichst frei fließen kann, muss ein hohes Maß an Transparenz von Kompetenzen gewährleistet sein, der Austausch gefördert, Zurückhalte-Strategien aufgebrochen und Wissensinseln zerschlagen werden.

Nur so kann das umfassende Wissen der Mitarbeitenden für stetig verbesserte Prozesse sowie effektive Innovationskraft genutzt und damit die Produktivität der Organisation gesteigert werden.

Quellen

http://qib.f-bb.de/wissensmanagement/wie/wissensverteilung/wissensverteilung.rsys

https://sevdesk.de/blog/6-tools-die-dein-wissensmanagement-verbessern/

https://www.ottogroupunterwegs.com/blog/blog/posts/Wissen-als-wirtschaftlicher-Erfolgsfaktor.php

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